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レンタルオフィスとは?
解説レンタルオフィス -01-

レンタルオフィスとはいったいどんなオフィスでしょうか。歴史的な経緯を含め、詳しく解説します。

レンタルオフィスは「新しいオフィス」

レンタルオフィスとは、今までにない新しいオフィススペースです。これまでの一般的な貸事務所と比べて、色々なメリットがあります。

サービス

普通の貸し事務所は単に場所を借してくれるだけなので、オフィス家具・インターネット・電話回線・コピー機など、ビジネスに必要なものはすべて利用者が準備しなければなりません。

レンタルオフィスは、それらビジネスに必要不可欠な(さらには、もしもあったら便利な)サービスや設備をあらかじめ用意しています。

コンパクト

一般的な貸し事務所と比べ、より小さなスペースが借りられます。少人数でも必要十分なスペースを無駄なく借りることができ、SOHO・フリーランス・士業・ベンチャー・営業所等に最適です。

コスト

イニシャルコスト(初期費用)

一般的な貸事務所ではかなりの高額になってしまう敷金や礼金。ほとんどのレンタルオフィスは敷金や礼金が不要です(物件やプランによって異なるため要確認)。

オフィス家具を購入したり、内装を綺麗に整えたり、オフィスの立ち上げ時には何かとお金がかかります。レンタルオフィスならこれらの費用も抑えられます。

ランニングコスト(月額費用)

一般的な貸事務所では、少人数で利用する場合はとくに、受付・会議室・インターネット接続費用・コピー機など、設備の維持費用が大きな負担になってしまいます。

レンタルオフィスでは、こうしたビジネスインフラを利用者間で共用しているので、ランニングコストを節約することができます。

インキュベーション

一般的な貸し事務所よりも、入居者のビジネスに対して協力的です。普通のビルオーナーや不動産会社よりも、個人事業者や規模の小さな企業に対して理解があります。

経営コンサルティングやベンチャー起業に投資を行なっている会社が運営しているレンタルオフィスもあります。

ステータス

一般的な貸事務所と比べ、同じコスト負担なら、よりステータスの高い立地にオフィスが借りられます。

レンタルオフィスのは知名度や利便性の高い立地にあるので、有名な住所にオフィスがあることから生まれる信用度やステータス感を、ビジネスに加えることができます。

レンタルオフィスのサービス内容

レンタルオフィスでは、各施設で色々なプランやサービスを提供しています。

・秘書(電話対応、受付対応、お茶出しなど)
・郵便物や宅配便の受け取り、保管、転送、発送
・会議室
・ミーティングスペースの利用
・デスク、チェア、キャビネットなどオフィス家具
・パソコンやプリンターなどPC環境
・高速インターネット、有線LAN、無線LAN(wi-fi)
・コピー機(コピー、プリンター)
・住所(名刺やWEBサイトでの利用、法人登記)
・会社名プレート
・専用電話回線
・24時間利用
・アウトソーシング(事務・経理・翻訳など)
・コーヒーやドリンク、ウォーターサーバー

これらが多くのレンタルオフィスで提供されているサービスです。ただし各レンタルオフィスによって提供しているサービスはかなり異なります。

サービスが充実している施設やプランもあれば、シンプルで安価なものもあります。基本料金に含まれるサービスと、オプション(別料金)サービスがあります。

これらの充実したサービスを利用できることが、レンタルオフィスを利用する最大のメリットです。

レンタルオフィスの歴史

レンタルオフィスの原型となるオフィスサービスは、もともと欧米で「ビジネスセンター」と呼ばれていました。欧米では数十年の歴史を持ち、供給量も多いです。

1990年代中頃に外資系のレンタルオフィスが日本で開業しました。次第に知名度も上がり一般にもレンタルオフィスの概念が広まりました。

それ以前に日本にも「貸し机」と呼ばれるオフィスサービスはありましたが、雰囲気が良くなかったりちょっと怪しげなイメージで捉えられていた部分もありました。

しかし外資系のレンタルオフィスは、日本でも超一流と呼べるような立地やオフィスビルにあり、内装も豪華でサービスも充実していました。

コストの安さやすぐに事務所が開設できる利便性が認められ、ベンチャーや起業ブーム、ノートパソコンなどモバイル機器の普及、SOHOやサテライトオフィスなどワークスタイルの多様化といった時代の流れにも後押しされ、またオフィスビルのオーナーや管理会社にとっても空室対策として有効と考えられたため、2000年頃から急激に施設が増加しました。

また行政機関などが、起業やベンチャーをバックアップするインキュベーション施設としてレンタルオフィスを開設するケースも相次ぎました。こうした施設では賃料を抑えたり経営相談を行うなどサポートを充実させ民間のレンタルオフィスとは一味違ったサービスを行いました。

レンタルオフィスはこのようにして大都市を中心に全国に広がり、現在では東京だけでも300ヵ所以上、全国で700ヵ所以上が営業しています。既存の貸事務所とは異なる新しいオフィス環境として、日本のビジネスに完全に定着しました。

海外のレンタルオフィス

日本で「レンタルオフィス」と呼ばれている貸事務所サービスは、英語圏では「Serviced Office(サービス・オフィス)」と呼ばれています。世界中にServiced Officeは存在していて、大勢のビジネスピープルがごく普通に利用しています。

レンタルオフィスの利用者層

レンタルオフィスの使われ方は、通常のオフィスの利用方法と基本的に同じです。数年前までは特殊なサービスというイメージがあり、、士業者やネット関連のSOHO事業者、海外でビジネスセンターを利用した経験がある外資系企業だけが利用していましたが、最近では一般的なオフィスの選択肢の一つとしてすっかり定着しています。

レンタルオフィスを利用する企業の大きさ

レンタルオフィスの利用層は、ベンチャーや、起業準備中の個人、SOHOや士業者など、小さな規模の企業が中心です。地方の企業が東京・大阪・札幌・仙台・名古屋・広島・福岡など大都市への進出す拠点とする例もあります。

外資系企業の場合、日本法人の東京本社としての利用するパターンや、日本進出時の暫定的なオフィスとして利用するパターンがあります。

日本の大企業の利用も増加しています。かつては外資系と比べてレンタルオフィスを利用するケースが少なかったのですが、時代とともにコスト意識が高まり、ワールドスタンダードを取り入れてレンタルオフィスをごく普通に利用するようになっています。

レンタルオフィスに向く業種や職種

レンタルオフィスはあらゆる業種・職種でまったく問題なく利用できます。

しかし、向き不向きはあります。例えば、店頭で販売を行う業種や、比較的広いスペースを必要とする業種、特殊な設備や機材をオフィス内に設置する必要がある場合は、残念ながら不向きであるといえます。

かつてはIT系企業の利用が目立ちましたが、商社や金融系企業が利用する事例も増えています。複数の企業が参加するプロジェクトにおいて共同のオフィスとして用いられるケースもあります。

大手企業の社内ベンチャーのオフィスとして利用される例もあります。

会計事務所などの士業者のように、クライアントへの対応のために個室を必要とする場合、レンタルオフィスなら通常のオフィスよりも柔軟に個室が増設できることから、スタッフ増員に対応しやすいメリットがあります。

ただしレンタルオフィスのデメリットとして、防音性が低い個室もあることや不特定多数の入居者と施設を共用する点から、セキュリティ面に注意する必要があります。

営業などの外回りが多い仕事で、あまり長い時間事務所を利用することはないが都心に固定の連絡先が欲しいといったケースでは、専用デスク型やバーチャル型(専用のスペースは借りず、秘書サービスや会議室など共用施設を利用できるタイプ)レンタルオフィスが安く利用できておすすめです。

レンタルオフィスの利用人数

1部屋を1人から3人程度で利用するケースが一般的です。

レンタルオフィスの利用期間

レンタルオフィスの利用期間は利用目的により異なり、数年単位の長期入居から1ヵ月単位の短期利用まで様々です。

「時間貸し」と呼ばれるオフィスでは15分単位で料金を支払い利用する場合もあります。

長期契約の場合は、ベンチャーや中小企業、SOHOなどでは通常のオフィスとして、比較的大きな企業では、支店や営業所、海外企業では日本進出の拠点としての利用が多くなっています。

数ヵ月単位の短期間の場合、期間限定の短期プロジェクトや市場調査(マーケティング)、オフィスの移転や工事の際の一時的な利用が考えられます。

レンタルオフィスは多様化の時代

近年の最大のトピックは、何と言ってもコワーキングスペースの普及でしょう。コワーキングスペースとは何か、これにはさまざまな定義があります.

「Co-working space」の「Co-」とは「共同、協力」という意味です。CompanyやCorporationの頭文字にもなっています。「Co-working space」は「みんなで共有するワークスペース」「みんなで協力し合えるワークスペース」ということになるでしょうか。レンタルオフィスは「シェアオフィス」と呼ばれることもあります。コワーキングスペースも、インターネット・アクセス環境、受付やデスク、プリンターなどのインフラをシェアするという意味で、シェアオフィスの一種だと言えるでしょう。

ではコワーキングスペースだけの独自性とはなんでしょうか。1日だけの利用(「ドロップイン」と呼ばれます)が可能なこと。普段は自宅で仕事をしていたり、オフィスは別にあって、例えば出張の時だけとか、月に数回だけコワーキングスペースで仕事をする、というような使い方に対応しています。

もう一つは、利用者同士の交流を促す仕組みやイベントが多いことです。大企業の社員ではあっても会社からは距離を置いて活動する個人や、フリーランスやスタートアップ、そのコラボレーションが生まれる「場」となっているコワーキングスペースが多いようです。